Россия переходит на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. Это все та же привычная трудовая, только в цифровом формате. Все сведения, которые раньше работодатель записывал в бумажную трудовую книжку, будут храниться в электронном виде в Пенсионном фонде России. Посмотреть их можно в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг.

Переход на электронный формат — дело добровольное. Единственное исключение — люди, которые с 2021 года устраиваются на работу впервые. У них бумажной книжки не будет, все сведения будут вестись только в электронном виде. Все остальные могут сделать свой выбор до конца 2020 года. Для этого нужно подать заявление работодателю в произвольной форме, какой трудовой вы хотите пользоваться.

Преимущества электронной трудовой книжки:

Информация всегда под рукой. Выписка из трудовой книжки часто нужна для оформления визы, кредита в банке или социальных пособий. Обращаться к работодателю за ней больше необязательно, ведь необходимые сведения всегда доступны онлайн, в том числе на смартфоне.

Трудовая книжка не потеряется. Потеря трудовой книжки может обернуться бюрократической чехардой. Остается надежда на дубликат, а в противном случае придется по крупицам собирать свою трудовую биографию. С электронным документом в этом плане намного проще. Все сведения, которые хранятся в Пенсионном фонде России, надежно защищены, а система хранения исключает риск потери данных. Ну и понятно, что если в электронной книжке нет страниц, то они не истреплются, не помнутся, а чернила не размоются и не выцветут.

Легче оформить пенсию. Самая главная проблема при оформлении пенсии — потеря стажа. С электронной трудовой книжкой такой проблемы нет. Данные никуда не пропадут, контролировать это можно через личный кабинет. К выходу человека на заслуженный отдых Пенсионный фонд России будет видеть полную картину трудовой жизни и сможет оформить пенсию дистанционно без всяких подтверждающих документов. Фактически потребуются только данные лицевого счета.

Удобно на удаленке. Теперь нет никакой необходимости ехать в отдел кадров только для того, чтобы «положить» туда трудовую книжку. Электронная книжка дает возможность устроиться на работу дистанционно. А это не только облегчает жизнь, но и расширяет границы рынка труда, например, для иногородних.

Отсутствие ошибок. В прошлое уйдет риск человеческого фактора, когда кадровик, заполняя трудовую книжку, мог допустить ошибку в данных работника и не заметить этого.

Что будет записано в электронной трудовой книжке?

Электронная книжка сохранила практически все сведения, которые сегодня есть в трудовой:

  • Персональные данные работника.
  • Даты приема и увольнения.
  • Место работы.
  • Кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение.
  • Вид выполняемой работы.
  • Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).
  • Причины прекращения трудового договора.

Что нужно знать работодателю

  • С начала 2020 года нужно подавать в Пенсионный фонд России сведения о кадровых процедурах по новой форме (СЗВ-ТД). В случае приема на работу или увольнения сотрудника — на следующий день после приказа. В остальных — до 15-го числа следующего месяца.
  • Компании с численностью до 25 сотрудников могут подавать отчетность в электронном или бумажном виде. От 25 — только в электронном.
  • До 31 октября 2020 года включительно нужно письменно уведомить работников о необходимости сделать выбор между электронной и бумажной трудовой. До 31 декабря ждать их заявления в ответ.
  • Если сотрудник выбрал электронную книжку, внести соответствующую запись об этом в бумажную книжку и вернуть ее сотруднику.
  • Если сотрудник выбрал бумажную или проигнорировал выбор, продолжать вести его трудовую книжку как обычно и одновременно подавать сведения о его трудовой деятельности в ПФР в электронном виде.

Как посмотреть свой «электронный» стаж:

  • Зайти на портал es.pfrf.ru или портал gosuslugi.ru.
  • Войти в личный кабинет, используя логин и пароль от портала госуслуг.
  • Посмотреть сведения электронной трудовой книжки.

Вопрос — Ответ

Что будет с данными в случае сбоя или утечки информации?

Пенсионный фонд России: Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим несанкционированным изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Я перешел на электронную трудовую книжку, бумажную можно выкидывать?

Ни в коем случае. В электронной трудовой книжке содержится история вашей работы только начиная с 2020 года. Таким образом, бумажная версия не теряет своей силы, и ей при необходимости можно будет подтвердить ваш предыдущий стаж.

Можно ли сразу занести все старые данные в систему? Чтобы не бояться, что потеряешь книжку в будущем.

Пока нет, но этот пробел уже предложили устранить. Проект закона предлагает дать работнику возможность обратиться в Пенсионный фонд России с просьбой включить в электронную трудовую книжку данные о своей работе за любой период. Если поправки будут одобрены, такое право вскоре появится.

Как предъявить электронную трудовую книжку будущему работодателю? Или он сам получит к ней доступ?

При трудоустройстве нужно предоставить работодателю сведения электронной трудовой книжки в цифровом виде (удобно, если вы планируете направить сведения работодателю по электронной почте) или в привычном формате — на бумаге. Получить их можно онлайн на порталах es.pfrf.ru и gosuslugi.ru или лично — в отделениях Пенсионного фонда или МФЦ. А еще на прежнем месте работы, но они будут касаться только конкретной компании. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке, где и на каких должностях вы трудились раньше. К электронной версии доступ у него будет только с вашего согласия и только в том случае, если вы передавали эти данные работодателю.

Что делать, если я найду ошибку в электронной трудовой?

Обратиться с заявлением к работодателю, чтобы он исправил или дополнил сведения и передал их в Пенсионный фонд России.

Список литературы:

Гусенко, М. Карьера в цифре: что ждет работников и работодателей при переходе на электронные трудовые книжки / М. Гусенко. — Текст: непосредственный // Российская газета. — 2020. — 30 марта. — С. 9.

Гусенко, М. Трудовая цифра: президент РФ подписал закон об электронных трудовых книжках / М. Гусенко. — Текст: непосредственный // Российская газета. — 2019. — 17 декабря. — С. 3.

Игнатова, О. Стаж в цифре: в 2021г. все трудовые книжки будут заменены электронные / О. Игнатова. — Текст: непосредственный // Российская газета. — 2019. — 10 июля. — С. 1, 3.

Игнатова, О. Хранить вечно: в электронные трудовые книжки попадет весь стаж / О. Игнатова. — Текст: непосредственный // Российская газета. — 2020. — 25 мая. — С. 3.

Козлова, А. Была простая, а стала цифровая: Россия переходит на электронные трудовые книжки / А. Козлова – Текст: непосредственный // Комсомольская правда. – 2020. -15-22 июля. – С.12.

Шкловец, И. Вышла книжка из бумаги: интервью с замглавой Роструда о том, что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой взяла М. Гусенко / И. Шкловец. — Текст: непосредственный // Российская газета. «Неделя». — 2020. — 1-7 апреля (№ 70). — С. 26-27.