Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России. Социальный фонд России обеспечивает надежное хранение данных о трудовых и пенсионных правах россиян.
Что нам важно знать об электронном формате трудовой книжки, какие он дает преимущества, а в каких случаях сохраняется роль бумажного экземпляра?
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это основная информация о трудовой деятельности и стаже человека, которую формирует работодатель на каждого сотрудника, включая совместителей и удаленщиков. Это электронный вариант обычной трудовой книжки, который внедрили в 2020 году. В ней сохранили практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
- персональные данные,
- СНИЛС,
- сведения о работодателе,
- дата приема, увольнения или перевода на другую должность и т. д.
Из всех сведений в ЭТК не вносятся лишь данные о наградах, благодарностях и почетных грамотах. Поэтому если в дальнейшем человеку потребуются сведения о награждении, то нужно будет предъявить сопровождающие наградные документы.
В чем плюсы?
ЭТК всегда под рукой. Её нельзя потерять или испортить. Проще устроиться куда-то удаленно, меньше вероятность путаницы и ошибок. Доступ ко всей информации есть в любой момент, её можно использовать для получения госуслуг и дистанционного оформления пенсии или поделиться сведениями с работодателем. Это гарантирует меньше хлопот с бумагами, больше комфорта и надежную защиту персональных данных.
Кроме того, минимален риск ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности. Для работодателя снижаются издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
Можно ли вести бумажный вариант?
Конечно. Подайте работодателю письменное заявление в произвольной форме. Трудовая будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно. Эта же схема сохранится при переходе на другое место работы.
Вы также можете полностью перейти на ЭТК, написав заявление. В этом случае вам на руки отдадут вашу бумажную трудовую книжку с пометкой о том, что далее будет вестись лишь электронная. После этого вернуться к бумажному варианту будет невозможно.
Для тех, у кого есть стаж до 2020 года, бумажная книжка — источник сведений о трудовой деятельности до внедрения ЭТК. Поэтому сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на электронную нужно обязательно.
Как получить данные из ЭТК?
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить на портале Государственных услуг. Система сгенерирует документ, заверенный усиленной квалифицированной подписью. Его можно распечатать, сохранить и отправить по электронной почте. У работодателя, в МФЦ и офисах СФР можно получить бумажную копию с печатью и подписью.
На сайте CФР. Войдите в личный кабинет с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
После этого введите электронный адрес, на который хотите получить выписку, или просто нажмите «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.
Даже если обратиться за выпиской в клиентскую службу СФР, заявителю распечатают такую же электронную выписку, которую он получил бы онлайн.
В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но и там выдадут распечатку из онлайна. На ней будет отметка об электронной подписи СФР — её достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.
Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.
У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК по форме СТД-Р можно на работе. Но работодатель в ней укажет только сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в СФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.
Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. Иначе наниматель сам решает, выдавать её или нет.
Как работать с ЭТК?
При увольнении работодатель отдает трудовую книжку в день увольнения. Если у вас была только бумажная трудовая, то получите только её. В остальных случаях работник пишет заявление, в котором указывает, хочет ли он получить сведения о своей трудовой деятельности в распечатанном виде или в электронном. Если вдруг работник не может получить свою трудовую на руки, работодатель направляет её в бумажном виде заказным письмом с уведомлением. В иных случаях, не связанных с увольнением, сведения о трудовой деятельности от работодателя можно получить по заявлению в течение трёх рабочих дней после его подачи.
При трудоустройстве работник предоставляет либо ЭТК, либо её распечатку, а работодатель просто переносит эти данные в свою систему кадрового учета.
Как обновляются сведения в ЭТК?
Данные о трудоустройстве и увольнении обновляются за два рабочих дня, о других кадровых изменениях — не позже 25-го числа следующего месяца.
Узнать о своих трудовых правах и пенсионном стаже также можно, заказав на портале «Госуслуги» выписку из индивидуального лицевого счета (ИЛС) — на нём в электронной базе СФР хранятся все сведения о трудовых и пенсионных правах граждан.
Литература:
Богомолова, И. Инструкция по спасению трудовой книжки / И. Богомолова. — Текст: непосредственный // Кадровое дело. — 2019. — №10. — С. 70-77.
Богомолова, И. Какие документы помогут исправить ошибки прежнего работодателя в электронной трудовой / И. Богомолова. — Текст: непосредственный // Кадровое дело. — 2021. — №7. — С. 14-15.
Гусенко, М. Карьера в цифре: что ждет работников и работодателей при переходе на электронные трудовые книжки / М. Гусенко. – Текст: непосредственный // Российская газета. — 2020. — 30 марта. — С. 9.
Ильина, И. Электронная трудовая книжка: зачем она нужна и как ей пользоваться / И. Ильина. — Текст: непосредственный // Комсомольская правда. — 2024. – 19 июня. — С. 9.
Картинки взяты из открытых интернет источников.
| Ваши права / Центр правовой и социально-значимой информации |